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Hace varios años que los emails se han convertido en un constante flujo de información y de tareas que llegan diariamente hasta superar los cientos de “no leídos”. El problema ya no es solo la cantidad, sino lo difícil que resulta hacer seguimiento de los mismos, priorizarlos y atenderlos a tiempo. Cada vez son más los estudios existentes sobre la cantidad de dinero que pierden las grandes empresas por el tiempo que sus empleados dedican a procesar correos electrónicos.
Existen muchas metodologías, lecturas recomendadas y trucos que parecen bastante sencillos al leerlos, pero que no lo son tanto al aplicarlos. Cada caso es diferente y algo que a unos les funciona a otros no les aporta. Entre estas lecturas suelen destacar las que ayudan a la organización personal y que pueden aplicarse a la gestión del correo electrónico: GTD (Getting Things Done), The Pomodoro Technique, “The 2-Minutes Rule”, “Ways to Stop Procrastination”, entre otras. Todo ello parece estar enfocado en la (a veces obsesiva) búsqueda del “Inbox 0”, o el buzón de entrada con cero correos electrónicos.
Este post no pretende dar la solución definitiva, sino contar aquellos pasos y trucos que, tras varias lecturas y pruebas durante meses, me han funcionado. Con el fin de simplificarlo lo máximo posible y convertirlo en una especie de “receta”, los pasos que describen una posible forma de gestionar los emails, e incluso el trabajo diario, son los siguientes, tanto si la bandeja de entrada está “llena a rebosar” como si ya has tomado el control de la misma.

1 – Que no cunda el pánico 😉 Aunque tengas miles de emails “no leídos” (conozco varios casos), hay muchos que no deberían estar ahí.

2 – Reserva tiempo suficiente (al menos una hora) para concentrarte en un lugar sin interrupciones.

3 – Empieza por el más antiguo y hazte las siguientes preguntas:

– ¿Puedes responder el email, realizar la tarea que conlleva o resolver el problema en menos de “2 minutos”? Si la respuesta es sí: ¡hazlo! No lo pospongas más tiempo, tal y como indica “The 2-Minutes Rule”. Si la respuesta es no, pasa a la siguiente pregunta.

– ¿Es algo que puedes hacer sin ayuda y que requiere de tiempo y concentración? Crea un evento en tu agenda, con la duración suficiente para resolver el problema o al menos para llevar a cabo las tareas que estén en tu mano. Si necesitas ayuda, intenta organizar una reunión con alguien que pueda ayudarte, en el momento que menos interrumpa a ambos.

– ¿Ya has hecho todo lo posible con ese asunto? Si deseas hacer un seguimiento, puedes crear un recordatorio o nota con herramientas como Sortd, Trello o similares. Si no, archiva ese correo. Ten en cuenta que el uso de herramientas complementarias pueden llevarte a un trabajo administrativo adicional, a mí por ahora con la bandeja de Gmail y el archivado, me ha funcionado.

– ¿Se trata de un artículo interesante o de una herramienta que te gustaría probar? Puedes crear una etiqueta o carpeta del tipo “Reading & Tools” y mover ahí ese tipo de emails. A continuación, guárdate una hora semanal o dos cada quince días en tu agenda para dedicar tiempo a la lectura, estudio e investigación. Llegado el día, dedica el tiempo reservado únicamente a ese contenido, que ya no te estará molestando en tu día a día en la bandeja de entrada.

– ¿Te has encontrado demasiados emails con notificaciones, ofertas y novedades? Con las notificaciones, piensa si realmente les estás haciendo caso. Si no, las propias herramientas desde las que las recibes, suelen permitir enviarte únicamente un resumen diario o semanal (¡cámbialo!). ¿Y las ofertas y novedades? Si llevas tiempo sin prestarles atención, haz clic en el botón de “Cancelar suscripción” al final del correo, siempre habrá tiempo de volver a suscribirte.

4 – Aplica estas reglas y responde a esas preguntas con todos los emails de la bandeja de entrada hasta conseguir archivar o eliminar lo que no necesites, procesar lo necesario y conseguir tener el mínimo número de mensajes “no leídos” posible.

Como puedes imaginar, siguiendo estos pasos no conseguirás el “Inbox 0” si, por ejemplo, haces seguimiento a varios temas y los mantienes en la bandeja de entrada. No te preocupes, lo realmente importante es tener el control de lo que llega y saber realmente qué tienes pendiente. El problema surge cuando, teniendo demasiados “no leídos”, pierdes el control y no sabes si entre todo lo nuevo puede haber algo importante y urgente.
Siguiendo estos pasos, actualmente tengo una bandeja de entrada en Gmail con 98 emails con temas a los que necesito hacer seguimiento, de los que espero una respuesta importante o que no me gustaría perder de vista todavía. Mientras que son únicamente 2 mensajes “no leídos”, es decir, algo me toca hacer con ellos.
Seguro que habrá aspectos de este post que no serán aplicables a tu caso o encontrarás mejoras al mismo. Lo importante es empezar, probar y ajustarlo a tus necesidades. Y, sobre todo, no obsesionarse con el “Inbox 0”.